¡Estas son algunas claves para saber cómo organizar con éxito un buen evento deportivo!

Los eventos deportivos ayudan a fortalecer y mantener la imagen de marca de las empresas, por ello, organizar un buen evento deportivo es una magnífica ocasión para lograr notoriedad y establecer nuevas relaciones con potenciales clientes.

Organizar un proyecto de este estilo conlleva una larga y minuciosa organización. Para poder obtener buenos resultados es importante seguir una serie de pasos que garanticen el éxito del acontecimiento.

Si echas un vistazo a nuestra página de eventos corporativos podrás ver que, en UP2YOU, nos encargamos de toda la planificación inicial del evento, su desarrollo, su ejecución y el posterior reporte. Teniendo en cuenta esto, podríamos llegar a dividir la organización de un evento deportivo en tres fases esenciales:

FASE 1: Preproducción del evento – Planificación inicial

FASE 2: Producción del evento – Desarrollo y ejecución

FASE 3: Postproducción del evento – Posterior reporte

Claves para organizar tu evento con éxito:

Por lo tanto, ahora vamos a ver cuáles son las claves que debemos tener en cuenta en cada una de las fases y cómo podemos organizarnos para lograr llevarlas a cabo con éxito.

FASE 1: ¿Cómo planificar y organizar mi evento?

Antes de que el evento tenga lugar, se deben preparar y definir muchas cosas para que sea todo un éxito. En este punto, es esencial tomar varias decisiones importantes, una de ellas será decidir cómo vamos a gestionarlo. Debemos tener muy claro si la organización de todo el evento caerá únicamente sobre nosotros o, por lo contrario, necesitaremos contar con una empresa especializada en este tipo de proyectos para que nos ayude.

Una vez hemos definido cómo vamos a gestionar la producción de nuestro evento, vamos a ver, a continuación, algunos de los puntos más importantes que deberemos tener en cuenta para llevar a cabo esta primera fase:

1 – ¿Qué vamos a hacer y por qué? Lo primero que debemos definir es el objetivo de nuestro evento y a quién está dirigido (nuestro público objetivo).

2 – ¿Dónde tendrá lugar? Hay que buscar las instalaciones adecuadas teniendo en cuenta cosas como las infraestructuras, la accesibilidad o la afluencia de personas que asistirán. Si se realiza en un lugar público, deberemos informarnos y gestionar los permisos, licencias y seguros que se requieran.

3 – Elabora un plan para designar y coordinar a los responsables de llevar a cabo las distintas áreas y fija un presupuesto para todo el acto. Es esencial hacer una buena previsión y repartirlo bien para cada uno de los ámbitos del evento. Trabaja en la búsqueda de posibles patrocinadores para el acontecimiento. En este caso, es aconsejable buscar a expertos en activación de patrocinios para que puedan ayudarnos.

4 – En este tipo de proyectos, es muy importante saber moverse y tener buenos contactos a la hora de buscar proveedores. Recomendamos contactar con especialistas que puedan ayudarte a buscar los mejores precios para cualquier material que necesite tu evento. En UP2YOU, además de ayudarte con una gran cartera de proveedores de confianza, también disponemos de material propio para alquilar, ofreciéndote el mejor servicio a buen precio. ¡No dudes en contactar con nosotros si estás buscando alquilar material para tu evento deportivo!

5 – Una vez tengamos bien definidos los puntos anteriores, finalmente, será hora de hacer público nuestro evento. Debemos tener en cuenta el periodo de inscripción, en caso de que haya, para poder hacerlo con tiempo. Además, daremos a conocer a nuestro público la fecha del evento, el lugar, las vías de contacto, condiciones, reglamentos, etc.

6 – Pero, ¿podremos llegar a nuestro público sin un buen plan de comunicación? Para que el evento llegue al mayor número de personas posible hay que hacer una buena labor comunicativa. Es imprescindible que diseñes y definas un buen plan de comunicación. En estos casos, si no tienes experiencia, también recomendamos pedir ayuda a profesionales enDigital and Social Management para que puedan garantizarte un buen impacto en tu público, ya que el éxito de tu evento dependerá, en gran parte, del público que asista o interactúe con él.

FASE 2: ¿Cómo desarrollar y llevar a cabo el evento?

Una vez superada la primera fase, será el momento de llevar a cabo nuestro proyecto. Durante el evento, deberemos tener en cuenta algunos puntos:

1 – Asegúrate de que dispones del personal suficiente para que funcione todo con fluidez. Ten siempre en mente un plan B, por si tienes problemas y necesitas llamar o contactar con ayuda o más personal que pueda estar disponible.

2 – El plan de comunicación no cesa en la primera fase. Aquí también debemos gestionar bien los medios de comunicación que queremos que estén presentes para retrasmitir el acto. ¿Convocaremos a la prensa? ¿Queremos que asistan influencers? ¿Necesitaremos fotógrafo? Todo dependerá de nuestro plan de comunicación y el público objetivo al cual queremos llegar.

3 – Uno de los puntos más importantes que debemos tener bien controlado es la asistencia del público. El sistema de asistencia no debe dificultar el acceso al evento y es muy importante tener en cuenta que la seguridad es fundamental, por lo tanto, siempre hay que contar con un protocolo de seguridad.

FASE 3: ¿Cómo hacer un buen análisis y reporte del evento?

Nada más finalizado el evento, empieza la fase de postproducción:

1 – Igual que hemos coordinado un equipo para el montaje el evento, también deberemos tener un plan de desmontaje y limpieza para dejar todo como estaba.

2 – Nuestro plan de comunicación seguirá activo hasta este punto, ya que una vez haya finalizado nuestro evento, deberemos hacer un buen reporte a través de redes sociales, medios de comunicación, blog… Esto es algo que ya debe estar preparado para lanzarlo lo antes posible y garantizar un mayor impacto, si tardamos mucho es probable que la gente ya se haya olvidado de nuestro acontecimiento.

3 – Tras el evento, deberemos reflexionar y medir el impacto que este ha tenido. Habrá que tener en cuenta cosas como la participación, el público, la repercusión en los medios… Es importante estudiar si ha sido rentable y si vale la pena mantenerlo.

Como hemos podido ver, llevar a cabo un evento deportivo con éxito puede suponer un gran trabajo y suele ser más difícil de lo que pensamos. Desde UP2YOU hemos querido darte algunas claves importantes a seguir para que te pueda resultar más fácil llevarlo a cabo, pero ten en cuenta que esto solo es una pequeña pincelada del gran trabajo que realmente hay detrás de toda la organización de estos proyectos.

Para que tu evento sea todo un éxito y obtengas mejores resultados, siempre es un gran acierto confiar en alguien que sabe cómo funcionan este tipo de proyectos, que tiene el material y los contactos que necesitas y que pueda asegurarte una buena afluencia de público.

Por ello, ¡te animamos a que te pongas en contacto con nosotros!

Gracias y un saludo,

Equipo de UP2YOU.

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